Mit Online-Terminplanungs-Tools können Sie Ihre Termine noch effizienter und zuverlässiger planen. Davon profitieren Ihre Kunden zum Beispiel durch pünktlich erscheinende Servicetechniker.
Aber auch die in Ihrem Unternehmen für die Terminplanung zuständigen Mitarbeiter werden entlastet, wenn die Kundschaft – beispielsweise über Ihre Website oder via Facebook – selbst freie Termine einsehen und für sich reservieren kann. Am liebsten gleich mit der Möglichkeit, die Aufgabe kurz zu beschreiben. Sie bzw. Ihre Mitarbeiter müssen weniger telefonieren, organisieren und manuell notieren. Das vermeidet Fehler und Missverständnisse, schafft Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.
Online-Terminkalender lassen sich in der Regel in Ihre Betriebsabläufe, Ihre Firmen-Website oder Social-Media-Kanäle einbinden. Ihre Kunden können so im Internet rund um die Uhr sehen, wann der nächste Termin verfügbar ist. Das macht die Planung für alle Beteiligten sehr einfach.
Die Anbieter von Online-Terminplanungs-Tools stellen für diese Art der Terminkoordination eigene Plattformen im Internet bereit. Diese Services können Sie je nach Funktionsangebot auch unternehmensintern zur Organisation von Zeiten und Terminen nutzen
Anforderungen an Online-Terminplanungs-Tools
Es gibt ein großes Angebot an Online-Terminplanungstools und große Unterschiede hinsichtlich der Spezialisierung auf bestimmte Branchen wie beispielsweise Gastronomie, Handwerk, Wellness oder Gesundheit. Auch die Möglichkeiten, das Terminsystem beispielsweise mit der eigenen Kundendatenbank, der Personalplanung oder einem Projektmanagement zu verbinden, unterscheidet die angebotenen Dienste.
Um bei einem für Ihr Unternehmen geeigneten Terminplanungsservice zu „landen“, sollten Sie folgende Fragen stellen:
Erfüllt das Online-Terminplanungstool die Anforderungen meiner Branche bzw. meines Geschäfts? Kann ich den Service direkt in meine Website integrieren oder muss ich den Kunden über einen Linkhinweis auf eine externe Anwendung und somit auf die Website des Service-Anbieters „umleiten“? Kann mein Kunde den Termin digital in seinen privaten Kalender übernehmen? Gibt es Schnittstellen zu einem von mir genutzten CRM-Tool, Projektmanagementtool oder anderer von mir genutzter Software?
Überlegen Sie auch im Voraus: Wie viele Terminbuchungen werden pro Tag/Woche/Monat erwartet? Wie viele Funktionen, wie z. B. eine Verifizierungsschleife und automatische Erinnerung per E-Mail, SMS oder Kundennummer, eine Terminverschiebung mit automatischer Benachrichtigung bzw. Vorschlagsfunktion, werden genutzt?
Sinnvoll für die Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen kann zum Beispiel eine Datenauswertung der gebuchten Termine, etwa hinsichtlich der Reservierungsdauer im Vergleich zur tatsächlichen Dauer, sein. Das hilft bei der Optimierung der angebotenen Zeitslots. In diesem Zusammenhang ergibt auch die Datendarstellung in Form von Grafiken Sinn. Nützlich ist, wenn Sie Ihre Termine auch im Offline-Betrieb, also ohne Internetverbindung, abrufen können.
Zu guter Letzt gilt es zu klären, welche Kündigungsfristen es für den Service gibt und ob sämtliche Termindaten umgehend nach Beendigung des Nutzungsvertrags in einem von Ihnen verarbeitbaren Format an Sie herausgegeben werden. Und wie immer, wenn es um Daten geht: Der Service sollte nachweislich DSGVO-konform sein
Verbindlichkeit durch Personalisierung
Die Buchung eines Termins im Internet scheint für viele Menschen weniger verbindlich als die telefonische Vereinbarung mit einem Unternehmensmitarbeiter oder die Abstimmung per E-Mail. Um sich hier vor Missbrauch zu schützen, sollten Sie darauf achten, dass in einem von Ihnen genutzten Online-Terminkalender die Terminbuchungen über eine Handynummer, eine E-Mail-Adresse oder eine von Ihrem Unternehmen vergebene Kundennummer verifiziert wird.
Der Terminbucher – sprich Kunde – muss dann in einer automatisch an ihn abgesandten Nachricht seinen Wunschtermin bestätigen. So entsteht bei ihm das „Gefühl“, eine verbindliche Vereinbarung getroffen zu haben, deren Änderung oder Stornierung er dann auch eher mit Ihrem Unternehmen abstimmt als ein anonym belegtes Zeitfenster. Sie haben dann auch die Möglichkeit, ihm rechtzeitig eine Terminerinnerung zu schicken, beispielsweise per SMS oder E-Mail.
Sie sollten aber bedenken, dass nicht alle Kunden Online-Terminplanungs-Tools nutzen möchten. Manchen erscheint das eigene Anliegen zu komplex, um es einem „Automaten“ im Internet anzuvertrauen. Auch hier kann geholfen werden. Wenn der Kunde via Telefon oder E-Mail Kontakt zu Ihnen aufnimmt, werden die Daten bzw. Informationen einfach von Ihnen ins System eingetragen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter im Endeffekt auf eine einzige zentrale, immer erreichbare Terminverwaltung zurückgreifen
Fazit
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, das Kundentermine vereinbart, ein Online-Terminplanungs-Tool mit seinen Vorteilen nutzen. Entweder durch Integration des Tools auf der eigenen Website, via Social-Media-Kanal oder über die Website des Anbieters.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören Zeitersparnis, die 24/7-Verfügbarkeit für Ihre Kunden, weniger Belastung durch Telefonate für Ihre Mitarbeiter, die Vermeidung von Terminausfällen durch automatische Erinnerungen.
Manche der auf dem Markt verfügbaren Online-Terminplanungs-Tools bieten auch die Möglichkeit der Verknüpfung mit Online-CRM-Systemen wie zum Beispiel weclapp oder SugarCRM. Auch Schnittstellen zu Projektmanagement-Plattformen und deren Apps wie MeisterTask, Microsoft Project, Trello oder Wrike werden – je nach Systemanbieter – bereitgestellt.
Die Preise für die Nutzung eines Online-Terminplanungs-Tools sind abhängig von Faktoren wie Basiskosten, Anzahl der Nutzer, Anzahl der Terminreservierungen, Umfang der Terminpläne und genutzter Funktionsumfang oder Zugriff auf angebotene Schnittstellen zu externen Systemen.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 02/2019 und 03/2019, bearbeitet)