10 Praxistipps: Damit wird Ihre Digitalisierung ein Erfolg!

Lesezeit: 14 Minuten

Setzen Sie Ihre Digitalisierungsprojekte eigenbestimmt und in beherrschbarer Geschwindigkeit um und verbinden Sie Ihren Betrieb mithilfe der nachfolgenden Praxistipps mit der digitalen Welt!

Vernetzen Sie sich, ihre MitarbeiterInnen, Ihren Betrieb – intern und extern!

Digitale Vernetzung vereinfacht und verbessert die Kommunikation im Betrieb und mit Geschäftspartnern. Setzen Sie in jedem Fall auf Cloud-Services.

Durch die Nutzung mobiler Apps und internetbasierter Branchenlösungen heben Sie zeitliche, organisatorische und physische Einschränkungen in Ihrem Betrieb auf. Sie können durchgängiger und somit strukturierter arbeiten. Das verbessert den Flow, die Qualität Ihrer Services und macht Ihren Betrieb somit besser. Professionelle Cloud-Services setzen auf sichere digitale Technologien. Und um die kümmert sich der Anbieter Ihres Vertrauens – nicht Sie!

Ihre konkreten Vorteile:

MitarbeiterInnen können eigenverantwortlicher arbeiten.
Wissen und Dokumente sind für alle Beteiligten wesentlich einfacher verfügbar.
Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Buchhaltung, Dokumentation und Ablage entlastet von Routineaufgaben und schafft Ordnung.
Projektpartner finden Sie über Online-Plattformen schneller und einfacher.
Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse werden schneller, effizienter und wesentlich einfacher nachvollziehbar.

Handeln Sie entlang einer Digitalisierungsstrategie!

Eigeninitiative, Ergebnisorientierung und eine ausgefeilte Strategie sind wesentliche Faktoren für das Gelingen von Digitalisierungsprojekten.

So gehen Sie gezielt vor:

Erstellen Sie einen gut überlegten Fahrplan für die digitale Transformation Ihres Betriebs.
Definieren Sie ein konkretes Ziel für jedes Ihrer Digitalisierungsprojekte.
Gehen Sie immer in überschaubaren Schritten voran.
Setzen Sie von Anfang an sichtbare und messbare Ergebnisse als Wegpunkte.

Denken Sie an Ihre Mitarbeiter!

Ihre Mitarbeiter sind ein zentraler Punkt für alle digitalen Veränderungsprozesse in Ihrem Betrieb.

Beachten Sie unter anderem folgende Aspekte:

Gehen Sie davon aus, dass Fachkräfte, die sich bei Ihnen um einen Arbeitsplatz bewerben sollen, konkrete Erwartungen an ein modernes, digitales Arbeitsumfeld haben.
Gehen Sie auch auf individuelle Bedürfnisse, Anforderungen und Fähigkeiten von MitarbeiterInnen und Auszubildenden ein.
Beziehen Sie Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an in Ihre Digitalisierungsprojekte mit ein.
Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit, gezieltes Feedback zu den digitalen Tools und den neuen Prozessen bzw. Arbeitsweisen zu geben.
Schulen Sie Ihre MitarbeiterInnen bei Bedarf, um Frustration und Reibungsverluste zu vermeiden.

Erweitern Sie Ihr Geschäft!

Bisherige Denk- und Betriebsmodelle laufen aus. Mit der Digitalisierung und den damit einhergehenden Effekten können Sie Ihr Geschäft erweitern.

Das gilt für die „Anreicherung“ von Projekten und Kundenaufträgen mit Mehrwerten, aber auch für die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Moderne, digital unterstützte Geschäftsmodelle für zukunftsorientierte Handwerksbetriebe bietet zum Beispiel die SMART-HOME- und Smart-Living-Welt.
Denken Sie daran: Digital gestütztes Geschäft setzt laufende Aus- und Weiterbildung voraus – auch über die Grenzen der Branche hinaus, in der Ihr Team aktiv ist!

Schaffen Sie zeitgemäße Kundenerlebnisse!

Kunden erwarten heute von Ihrem Betrieb eine mobiltaugliche, sichere Website. Interaktion und Kommunikation sollten reibungslos funktionieren. Eine digitale Online-Wissenswelt rund um Ihr Produkt- und Dienstleistungsportfolio betont Ihre Kompetenz und zeigt: Ihre Kunden sind Ihnen wichtig!

So schaffen Sie eine digitale „Customer Journey“:

Stellen Sie schon auf Ihrer Website möglichst viele digitale Kontaktpunkte bereit, vom Kontaktformular über den Chatbot bis hin zum Online-Konfigurator mit Angebotsservice.
Natürlich dürfen die Verlinkungen zu Ihren Social-Media-Kanälen, wie beispielsweise Twitter, Facebook, YouTube, Instagram, Bewertungsportale, TikTok, LinkedIn, Xing, etc., nicht fehlen.
Erstellen Sie einen Plan, in dem Sie festlegen, welche Inhalte wo bereitgestellt werden.
Überlegen Sie mit Ihrem Team, wer auf welche Anfragen und Kommentare wie reagiert.
Bereiten Sie Ihre MitarbeiterInnen auch auf diese Aufgaben gut vor.
Denken Sie auch an einen E-Mail-Newsletter zu interessanten Themen rund um Ihr Geschäft.
Nutzen Sie einen DSGVO-konformen Messenger für direkte Kontakte bzw. schnelle Anfragen.

Integrieren Sie alle betrieblichen Abläufe!

Um Durchgängigkeit zu erreichen und (Medien-)Brüche zu vermeiden, ist es wichtig, die Digitalisierung Schritt für Schritt in alle Unternehmensbereiche von der Verwaltung über die Außendienstkoordination und lückenlosen Dokumentation der Arbeit auf Baustellen bis hin zur Überwachung und Steuerung von Kundenaufträgen zu implantieren. Cloudbasierte Branchensoftware und damit verbundene mobile Apps können Sie und Ihr Team dabei unterstützen, alles „richtig“ zu machen – auch bei der Einhaltung von Vereinbarungen und Gesetzen!

Gehen Sie beispielsweise so vor:

Integrieren Sie Lagerverwaltung und Bestellwesen bereits bei der Erstellung eines Angebots.
Bestellen Sie die benötigten Artikel direkt online und per Klick beim Großhändler.
Richten Sie in Ihren Montagefahrzeugen für jedes Teil ein eigenes Fach und rüsten Sie Ihre MonteurInnen mit einem Barcodescanner aus. Kundendienstfahrzeuge werden so zu einem Teil des Lagers.
Ermöglichen Sie es Ihren MonteurInnen, per App selbst direkt beim Großhandel nachzubestellen und die Bestellung der richtigen Kostenstelle zuzuordnen.
Automatisieren Sie Ihr Rechnungswesen, beispielsweise mithilfe von ZUGFeRD. Dann können Sie Einkaufspreise automatisch mit Ihren Bestellpreisen und den vorgegebenen Preisen abgleichen.
Versenden Sie Ausgangsrechnungen an PrivatkundInnen per E-Mail. Sie sparen so manuelle Frankier- und Versandarbeiten und die Rechnungen liegen nachweislich sofort vor.
Sorgen Sie über die Cloud-Anbindung dafür, dass Ihre MonteurInnen alle relevanten Auftragsinformationen wie Pläne, Wartungsanleitungen oder Kundenwünsche immer auf dem Smartphone oder Tablet im Zugriff haben.
Lassen Sie Ihre MonteurInnen so selbstständig wie möglich arbeiten und von der Terminvereinbarung bis zur Rechnung vieles erledigen.
Digitalisieren Sie Prozesse dann, wenn Ihnen insgesamt und nachweislich ein zeitlicher oder wirtschaftlicher Nutzen entsteht. Durchgängigkeit ist ein wichtiges Kriterium für Effizienz.

Arbeiten Sie in Ihrem Betrieb „mobil“!

Entkoppeln Sie möglichst alle Tätigkeiten im Betrieb von „stationären“ Arbeitsplätzen. Die mobile Vernetzung Ihres Betriebs mit Kunden, Kollegenbetrieben, Fachhandwerkern anderer Gewerke, Smartphones, Tablets, Notebooks und Homeoffices über das Internet (Cloud) steigert Ihre Effizienz – bei Ihnen als ChefIn genauso wie bei den Mitarbeitenden. Überlegen und dokumentieren Sie, welche Anforderungen Ihre cloudbasierte Branchenlösung und die dazugehörenden mobilen Profi-Apps für Ihren Betrieb erfüllen müssen!

Stellen Sie beispielsweise folgende Aspekte in den Vordergrund:

Ich möchte nicht nur zentral in meinem Büro arbeiten, sondern orts- und zeitunabhängig – beispielsweise auch von zu Hause oder unterwegs.
Ich möchte nicht nur mobil telefonieren, sondern auf mehreren Kanälen mit meinem Team und den GeschäftspartnerInnen kommunizieren.
Ich bekomme mehrmals am Tag wichtige, teils dringende Nachrichten zugeschickt. Ich möchte daher auch unterwegs auf das Internet zugreifen.
Ich möchte auch von unterwegs meine Termine koordinieren.
Ich möchte stets über den aktuellen Standort und den Grund des Einsatzes meiner MitarbeiterInnen informiert sein.
Ich muss Aufgaben an Mitarbeitende delegieren können – unabhängig von meinem oder deren Standort.
Bei der Arbeit benötigen meine MitarbeiterInnen aktuelle Auftragsdaten und technische Informationen.
Unsere Dienstleistungen und Aufwände müssen lückenlos erfasst und die Daten möglichst ohne Zeitverlust automatisch ins System integriert werden.

Datenschutz und Datensicherheit

Virtualisierung, Automatisierung, mobile Kommunikation und Cloud-Computing: All diese Entwicklungen können neben dem unbestrittenen Nutzen auch potenzielle Einfallstore für Cyberkriminelle bieten.

Achten Sie deshalb auf Folgendes:

Sorgen Sie bei Ihrer Digitalisierung neben dem Einsatz sicherer und den gesetzlichen Vorschriften entsprechender Software unbedingt auch für den Einsatz moderner, cloudbasierter Sicherheitssysteme.
Setzen Sie auf Schadensverhinderung statt Schadensbehebung.
Sensibilisieren Sie auch Ihre MitarbeiterInnen für die Gefahren, die von Hackern bzw. Phishing-Versuchen ausgehen.
Bedenken Sie: Die Verschlüsselung von Daten, Verbindungen und Endgeräten ist in der heutigen digitalen Welt (Unternehmer-)Pflicht.
Fragen Sie Ihren IT-Partner, wo er in Ihrem Unternehmen Gefahren für die Beeinträchtigungen von (digitalen) Geschäftsabläufen sieht, beispielsweise durch veraltete Geräte, Betriebssysteme oder Software- bzw. App-Versionen.
Richten Sie passwortgeschützte Zugriffsberechtigungen für alle MitarbeiterInnen und Geräte ein.
Achten Sie darauf, dass Sie für alle Fälle über eine ausreichend dimensionierte Rechtsschutz- und Cyberversicherung abgesichert sind.

Investieren Sie in innovative Technologien!

Die Verbindung aus Digitalisierung und dem Einsatz modernen Technologien verändert das Geschäft. Sie kombiniert handwerkliches Können mit Entwicklungen aus anderen Bereichen zu neuen Möglichkeiten, Mehrwerten und geschäftlichen Vorteilen.

Nehmen wir das Beispiel Robotik:

Roboter aller Art können Ihre Produktion beschleunigen, die Qualität steigern, die Gesundheit Ihrer MitarbeiterInnen schützen, sie von Routinen und physischen Gefahren entlasten und die Produktivität im Tagesgeschäft steigern.
Hersteller und Anbieter von Robotern bieten in vielen Fällen an, ihre Produkte zu leasen.
Sie können die Kosten für das Leasing direkt steuerlich absetzen.
Kapitalbindung in Form einer Investition oder die Belastung durch einen Kredit entfällt.
Nach Ablauf des Leasingvertrags haben Sie Zugriff auf die nächste Robotergeneration mit neuester Technologie.
Gefördert wird hier sowohl die angeschaffte Soft- und Hardware als auch die Qualifizierung der MitarbeiterInnen.

Setzen Sie auf digitale Vielfalt

Digitalisierung macht Spaß. Probieren Sie mehr aus als reine Datenerfassung und deren Auswertung. Setzen Sie eine große Bandbreite digital gestützter Technologien für Ihr Tagesgeschäft und die Erweiterung Ihres Leistungsportfolios ein.

Sie gewinnen auf jeden Fall mit den folgenden Beispielen:

Setzen Sie auf digitale Betriebsmittelverwaltung mit RFID-Tags. So signieren Sie teure Maschinen, Werkzeuge und Materialien! Von der digitalen Zeichnung in den 3-D-Drucker ist es nur ein kurzer Weg. Die Industrie nutzt ihn längst!
Mit im 3-D-Druck additiv erstellten Modellen, Prototypen und Teilen können Sie (zusätzliche) Geschäfte machen!
Oder heben Sie digital ab! Mit Drohnen können Sie die Auftragsabwicklung schnell, kundenfreundlich und weitgehend papierlos gestalten. Beispielsweise mit der „Begehung“ einer zu sanierenden Gebäudefassade aus der Luft!

Fazit

Digitalisierung ist keine Option, sondern unternehmerische Pflicht. Versorgen Sie sich deshalb mit praktischem, erprobtem Wissen, um in Ihrem Betrieb Abläufe und Dienstleistungen digital besser zu gestalten, mehr Ordnung zu schaffen und somit wettbewerbsrobuster zu werden. Das versetzt Sie in die Lage, durch die digitale Verzahnung operativer und strategischer Aufgabenstellungen Ihren Handlungsspielraum wesentlich zu erweitern. Mithilfe der vermittelten Vorgehensweisen erhalten Sie sofort sichtbare und messbare Ergebnisse.

(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 10/2022)

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